特定技能ビザの申請がしたいけれど、どのようにしたら認定されるのか気になっている方は多いでしょう。特定技能で外国人を受け入れたいけれど、「特定技能の認定を受けるために必要な書類が分からない」と悩んでいる方もいるはずです。
そこでこの記事では、特定技能「認定」申請について詳しく解説します！特定技能「認定」について知っておくことで、今後必要書類で迷わないようになりますよ。特定技能の認定を受けたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
特定技能「認定」申請とは？
そもそも、特定技能「認定」申請とは何のことを言っているのでしょうか？特定技能「認定」申請について知っておくべきポイントは、以下の4点です。
- どのように海外から特定技能人材を募集する？
- 特定技能の「変更」と「認定」申請の違いは？
- 認定証明書の受取方法とその後の流れ
- 特定技能「認定」申請の方法は？
特定技能「認定」のポイントを押さえると、特定技能外国人を新規で受入れる際のステップが見えてきます。特定技能「認定」申請についてのそれぞれのポイントについて、詳しく解説します。
どのように海外から特定技能人材を募集するのか？
特定技能の「認定」申請をするときには、海外から特定技能人材を募集します。とはいえ、海外から特定技能になりたい方を見つけるのは難しいものです。海外から特定技能人材を募集する方法は、以下の3つのいずれかが一般的です。
- 送り出し機関を使う
- 人材紹介会社を使う
- 自社の採用サイトで募集する
送り出し機関や人材紹介会社などは、人材を探してくれる団体です。海外からでも特定技能人材を見つけ出しやすいので、利用するのがおすすめです。
送り出し機関とは、海外で特定技能人材を募集して日本に送り出す機関のことをいいます。現地にある機関のため海外人材の募集がしやすく、特定技能になるための条件を満たしているかどうかも確認してくれます。日本へ労働者を送ることが認められている機関なので、送り出し機関を利用することである程度能力のある人材を確保しやすいのが特徴です。
とはいえ、海外にある団体と連絡を取り合ってスムーズに進められるのか不安に感じる方もいるでしょう。その点人材紹介会社は日本にある団体なので、連絡がスムーズに行いやすいのがメリットです。人材紹介会社は海外の送り出し機関とも連携しているため、特定技能人材を海外から探すことが可能です。また、登録支援機関として特定技能外国人受入れのサポートをしてくれることもあるので、日本の団体を利用したい方におすすめです。
また、自社で採用サイトがつくる技術がある場合は、自社の採用サイトで募集する方法もあります。多言語対応の採用サイトをつくることができると、海外からの応募が見込めるでしょう。受入機関が採用サイトをつくれる企業なら、採用サイトから直接募集できます。難易度は高めですが、団体へ支払う費用を節約しながら海外の特定技能人材を見つけたい企業にはおすすめです。
特定技能「変更」申請と「認定」申請の違いは？申請する上でのポイント
特定技能には「変更」と「認定」の申請があります。特定技能の「変更」と「認定」の申請は、特定技能人材が海外からの方か日本国内にいる方かの違いがあります。日本で他の在留資格を持っていた方が「特定技能」に変更する場合が特定技能の「変更」。技能実習から特定技能に移行する場合も、特定技能「変更」の手続きを行います。
また、国内での転職の場合も特定技能「変更」を申請します。特定技能「変更」は、人材が見つかりさえすれば特定技能「認定」よりは時間がかからずに許可が出やすいのが特徴です。ただ、転職できる人材を見つけるのが大変です。
一方特定技能「認定」を申請する場合は、送り出し機関などを通して海外から人材を見つけるのが一般的です。国外にいる方と書類のやり取りが必要なため、手続きが大変ですが、比較的人材を見つけやすい特徴があります。
認定証明書（COE）の受取方法、その後の流れは？
海外から特定技能人材を受け入れる場合は、特定技能ビザの発行前に在留資格認定証明書（COE）を受け取らなくてはなりません。COEの申請は、出入国在留管理局（入管）に提出しますが、オンラインでの申請が可能です。
COEは受入機関や登録支援機関の行政書士などが申請するのが一般的ですが、COEを受け取ったら海外に住む特定技能を申請した外国人にそれを送らなくてはなりません。しかし、COEは電子メールで受け取ることが可能になりました。電子メール受取ならメールを転送することができるので、海外への書類送付の手間が省けます。
特定技能を申請した外国人がCOEを受け取ったら、日本に入国するためにビザを取得する必要があります。特定技能を申請した外国人は、COEを添付して現地の日本大使館や日本領事館などでビザを発行してもらう手続きを行います。その後ビザが発行されたら、特定技能を申請した外国人はビザの添付されたパスポートで日本に入国します。
日本で上陸許可が出たらCOEは回収され、在留カードが発行されます。
特定技能「認定」申請の申請方法は2種類！
特定技能の「認定」申請の方法は、以下の2種類があります。
- オンライン
- 入管の窓口
郵送では受け付けていないので、郵送しないように注意しましょう。
特定技能は、オンラインでの申請が便利です。システム利用料は無料で、入管に足を運ぶ必要がなくいつでも好きなタイミングで申請の手続きが進められます。手軽に特定技能「認定」の申請を行いたいなら、オンラインがおすすめです。オンライン申請のできる方は、入管のホームページで確認できるのでチェックしておきましょう。
特定技能「認定」申請は、「在留資格認定証明書交付」の申請のことです。申請方法は、入管のホームページから確認できます。
申請して審査を通ると、在留資格認定証明書がメールで受け取れます。
オンラインでの手続きが不安な方は、入管の窓口でも申請ができます。必要書類を揃えたら入管に書類を持参しましょう。審査が終わると、郵送でCOEが届きます。
特定技能 認定申請に必要な書類とは？
特定技能の認定申請の際に必要な書類は、大きく分けて以下の2種類があります。
- 申請する人材の必要書類
- 受入企業側の必要書類
特定技能の認定を受けるには、申請する人材と受入れ企業側の両方について、多くの書類を集めなければなりません。さらに、それぞれの必要書類には注意すべき点があり、それを守らないと認定されないことがあります。認定の可能性を高めるために、必要書類に関する注意点を覚えておきましょう。
それぞれの必要書類についての注意点を、詳しく解説します。
申請する人材の必要書類とは？
まずは、申請する人材に関しての特定技能1号を取得するための必要書類を確認しておきましょう。
- 特定技能外国人の在留諸申請に係る提出書類一覧表
- 在留資格認定証明書交付申請書
- 特定技能外国人の報酬に関する説明書
- 特定技能雇用契約書の写し
- 雇用条件書の写し
- 賃金の支払
- 雇用の経緯に係る説明書
- 徴収費用の説明書
- 健康診断個人票
- 受診者の申告書
- 1号特定技能外国人支援計画書
- 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書（支援計画の実施の全部を登録支援機関に委託する場合のみ）
- 二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類（特定の国籍のみ）
詳細は法務省のホームページで確認できます。
いくつか注意が必要な書類があるので、注意が必要な書類について詳しく解説します。
注意点①：健康診断表の診断日に注意！
申請人が海外に在留している場合の健康診断日は、特定技能の申請日から3ヶ月以内でなければなりません。必ず申請日から3ヶ月以内に受けた健康診断の結果を記入しましょう。また、「受診者の申告書」は診断後に記入する書類なので、受診者の申告書に記載する日付は診断日より後でなければなりません。
健康診断表は、参考様式にある項目と同じ内容が記載されているなら病院で記載されたものでも構いません。ただ、健康診断結果が外国語で書かれている場合は訳文を一緒に提出する必要があります。
注意点②：推薦者表（「二国間取決において定められた遵守すべき手続きに係る書類」）
「二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類」が必要な国籍は、以下の2ヶ国です。（2024年12月時点）
- カンボジア
- ベトナム
カンボジアの場合は、カンボジアの送り出し機関などを通して、登録証明書を提出します。
注意しなくてはいけないのが、ベトナムの場合です。ベトナムの場合は、ベトナム側からの推薦者表の提出が必要です。特定技能「認定」申請時には、あらかじめDOLAB（ベトナムの海外労働管理局）から推薦者表（様式1）の承認を受け、他の書類と合わせて入管に申請の届出をしなければなりません。DOLABはベトナムにあるので、特定技能「認定」を申請することに決まったらできるだけ早い段階で推薦者表の承認を受けるようにしましょう。
また、国籍によってはCOE発行後に手続きが必要な場合もあります。（タイ、ミャンマーなど）各国の情報を正しく確認してください。
注意点③：過去の入出国歴やCOE申請回数の入力間違えに注意！
特定技能の申請の際には、全ての書類を正確に記入・入力する必要があります。特に過去の出入国歴やCOE申請回数を間違えてしまうと、不許可になってしまうことがあるので要注意！よく覚えていないからと適当に記入・入力して提出してしまうと、不許可になる可能性があります。
せっかく用意した書類や申請に向けた準備期間が無駄になってしまわないためにも、申請する人材や送り出し機関に細かくヒアリングし、必ず正確な情報を確認し、申請書に正しく記入してください。
注意点④：名前の入力・書き間違えにも注意！
また、名前の入力や書き間違えにも注意が必要です。たとえ在留資格認定証明書を取得できたとしても、パスポートと名前が違っている場合は現地での入国までの手続きができなくなる可能性が高いです。提出書類一式にパスポートの身分事項ページのコピーを添付しておくと、入管の担当者も氏名の違いに気付きやすくなります。
名前は間違っていないと思っても、よく見ると表記が違っていることもあります。念のため、パスポートの身分事項ページを添付して申請時にまとめて提出するのがおすすめです。
受入企業側の必要書類とは？
次に、特定技能1号を取得するための受入企業側の必要書類を確認しておきましょう。
- 特定技能所属機関概要書
- 登記事項証明書
- 業務執行に関与する役員の住民票の写し（マイナンバーの記載がなく本籍地の記載があるもの）
- 特定技能所属機関の役員に関する誓約書（特定技能外国人の受け入れに関する業務執行に関与しない役員がいる場合のみ）
- 次のAからCまでのいずれかの場合に応じた書類 A. 初めて受け入れる場合：労働保険料等納付証明書（未納なし証明） B. 受け入れ中の場合（労働保険事務組合に事務委託していない場合）：直近2年分の労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書（事業主控）の写し、および申告書に対応する領収証書（口座振替結果通知ハガキ）の写し C. 受け入れ中の場合（労働保険事務組合に事務委託している場合）：働保険事務組合が発行した直近2年分の労働保険料等納入通知書の写し、および通知書に対応する領収証書（口座振替結果通知ハガキ）の写し
- 社会保険料納入状況回答票、または健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し（申請日の属する月の前々月までの24ヶ月分）
- 税務署発行の納税証明書（その3）
- AとBのいずれかの場合に応じた書類 A. 初めて受け入れる場合：直近1年度分の法人住民税の市町村発行の納税証明書 B. 受け入れ中の場合：直近2年度分の法人住民税の市町村発行の納税証明書
- 公的義務履行に関する説明書（上記5から8までに関し、提出不要の適用を受ける場合のみ）
受入機関側にも、用意すべき書類がたくさんありますね。詳細は法務省のホームページで確認できます。
なかでも注意が必要なポイントについて、詳しく解説します。
注意点①：書類は全て、申請する日から3ヶ月以内に発行されたものを準備！
所属機関に関する必要書類は全て、申請日から3ヶ月以内に発行されたものでなくてはなりません。ひとつでも申請日から3ヶ月以上経ってしまったものを提出すると認定が受けられなくなるので、書類の発行日をしっかりと確認しておきましょう。
なお、提出書類が外国語で記載されているものは、訳文も添付することが必要です。見落としのないように確認しておきましょう。
注意点②：協議会への加盟が申請時点で必須！
特定技能の申請を新規で行う場合は、各分野の協議会への加盟が必要です。申請後でも入会はできますが、基本は申請時点で必要なので、申請する前に協議会に加盟しておきましょう。協議会への入会方法は分野ごとに異なるので、各分野を管轄する省庁のホームページから確認しておきましょう。
協議会への加入方法や費用などについてもっと詳しく知りたい方は、こちらの記事もチェックしてみてください。
注意点③：建設業と工業製品製造業は注意！
特定技能の認定証明を申請する際に、特に注意すべき分野は以下の2つです。
- 建設業
- 工業製品製造業
受入企業は、特定技能の認定証明申請の前に建設特定技能受入計画の認定申請を国土交通省へ行う必要があります。申請は原則オンラインですが、地域によっては審査完了までに3〜4ヶ月かかる場合があるので、早めに申請しておくとスムーズです。
工業製品製造業の場合は、経済産業省への協議会登録が必須です。令和3年3月1日から、特定技能の認定証明申請時に「協議会の構成員であることの証明書」が必要になりました。そのため、初めて工業製品製造業分野で受け入れを行う場合は、申請前に協議会への加盟手続きが必須です。忘れずに協議会に加盟しておきましょう。
まとめ｜特定技能の人材を海外から呼び寄せるならKMTにご相談を！
特定技能人材を海外から呼び寄せることになる特定技能「認定」申請ですが、必要書類はたくさんあります。申請人材本人に関するものや受入企業側に関するものなど、準備する書類が多くて戸惑っている方も多いでしょう。そんなときには、登録支援機関にサポートを依頼するのがおすすめです。
登録支援機関として特定技能の受入れサポートを行うKMTなら、海外からの呼び寄せも徹底的にサポートいたします。特定技能で認定されたいけれど、書類に関して疑問があるという方や、必要書類の準備を手伝ってもらいたいと考える方は、ぜひKMTにお問い合わせください。
