「特定技能の外国人を受け入れたいけれど、どのような書類を用意したら良いのだろう？」と悩んではいませんか？特定技能の申請手続きに必要な書類は、受入れ企業が用意します。しかし、どのような書類を準備したら良いのか分からなくて戸惑っている方も多いでしょう。
そこでこの記事では、特定技能の申請に必要な書類について、徹底的に解説します。申請者本人と受入れ機関に関する書類があるので、双方にわけて解説していきます。個人か法人か、業種や国籍によっても必要書類が異なるので、前もって確認しておきましょう。
目次
特定技能外国人を雇用するために必要な書類とは？双方に分けて解説！
特定技能外国人を雇用するためには、さまざまな書類が必要です。必要な書類は、大きく分けて以下の2種類があります。
- 申請者本人に関わる書類
- 受入れ機関に関わる書類
特定技能は受入れ機関で特定技能外国人が働く制度なので、申請者本人だけでなく受入れ機関に関する書類も必要です。
申請者本人に関しては、申請者の身元、特定の能力があること、社会保険料の納付漏れがないことなどが証明できる書類を用意します。また、受入機関に関しては、受入れ機関の概要や社会保険料などの漏れがないことなどが分かる書類を用意します。
必要な書類を知っておくことで、スムーズな雇用ができるはず。それぞれの書類について、詳しく解説していきます。
1. 申請者本人に関わる書類
まずは、申請者本人に関わる書類を用意しましょう。申請者本人に関わる書類は、以下の4種類があります。
- 入管が指定している申請書類
- 申請者の能力などを証明する書類
- 社会保険や税金の納付状況などを証明する書類
- 国籍ごとに取り寄せる書類
特定技能ビザを取得するための申請書類は、管轄の地方出入国管理庁（入管）に提出します。直前になって慌てないように、あらかじめ準備をしておきましょう。申請者本人に関わるそれぞれの必要書類について、詳しく解説します。
1-1. 入管が指定している申請書類
入管が指定している所定の申請書の様式は、入管のホームページからダウンロードできます。
別記第6号の3様式 申請書（在留資格認定証明書交付申請書）の1枚目に記入します。特定技能の申請書には証明写真を張り付ける欄があるので、申請者本人の40mm x 30mmの証明写真を貼り付けましょう。申請書には、国や地域、氏名や性別などから入国予定、犯罪歴、在日親族などまでの基本的な情報を記載します。過去の出入国や退去強制があったかどうかを記載する欄もあります。
初めての申請ではたいていの場合、行政書士に手続きを委託して行いますが、どのような情報が必要か知っておくと準備がしやすいでしょう。
1‐2. 申請者の能力などを証明する書類
申請人の能力などを証明するのには、以下の書類を使います。
別記第6号の3様式 申請書（在留資格認定証明書交付申請書）の3～4枚目、「申請人等作成用 2 V」に記入しましょう。技能水準の欄に、特定技能取得のために合格したテストの名称や受験地を記入します。
例えば、「建築分野特定技能1号評価試験（土木）」や「国際交流基金日本語基礎テスト 」などと書き込みましょう。なお、技能実習からの移行の場合は「技能実習2号を良好に修了」にチェックを入れます。その場合は、技能実習時の職種や作業名を記入しましょう。
この書類で、特定技能に必要な試験に合格または必要な過程を経ていることが証明でき、特定技能外国人に必要とされる能力を満たしていると判断されます。
1‐3. 社会保険や税金の納付状況などを証明する書類
申請人は、社会保険や税金をしっかりと納付していることも証明しなければなりません。納付状況を確認できる書類の申請書は、日本年金機構のホームページからダウンロードできます。
【特定技能・本人用】年金加入記録・国民年金保険料納付記録交付申請書はこちら
本来なら特定技能外国人本人が記載して申請するものですが、本人以外に申請を委任することもできます。委任する場合は以下の書類も必要になります。
- 受任者の本人確認書類（マイナンバーカード、運転免許証など）
受任者が「入管法に基づき、在留期間更新または在留資格変更に係る申請等の取次について、申請人から依頼を受けた者」の場合は、以下の書類も必要です。
- 受任者が申請の取次者であることを確認できる書類（出入国在留管理庁発行の申請等取次者証明書、届出済証明書など）
- 送付先の所在地を確認できる書類（入管から取次の承認を受けている者：登記事項証明書、事業主の住民票（個人番号の記載のないもの）、公共料金の領収書のいずれか 入管に届け出た弁護士または行政書士：弁護士会発行の身分証明書、行政書士証票、行政書士会会員証など）
郵送の場合は、上記のコピーでOKです。書類が準備できたら、書類を日本年金機構に郵送するか最寄りの年金事務所に提出しましょう。郵送の場合は到着から4営業日程度、窓口に提出した場合はそれ以上で証明書が交付されます。なお、例え申請者が代理人でも保険料納付記録は申請者本人に送られることになっているので、覚えておきましょう。
なお、この年金の保険料納付記録は、入管への申請時点で特定技能外国人本人が国民年金に加入している場合にのみ必要で、国民年金保険料領収証書の写し（過去2年間分すべて）を入管に提出する場合は必要ありません。
1‐4. 国籍ごとに取り寄せる書類
日本での必要書類の他、特定技能外国人を送り出す国ごとに必要な書類もあります。必要な書類は以下のとおりです。
- カンボジア：「登録証明書」
- タイ：「駐日タイ王国大使館労働担当官事務所の認証を受けた雇用契約書等」
- ベトナム：「推薦者表（特定技能外国人表）」
それぞれの書類は、各国から取り寄せるのが一般的です。それぞれの国により必要書類の条件が異なるので、送り出し機関や大使館などを通してどのような条件があるのか確認しておくと良いでしょう。
なお、申請の際には必要なくても出国前に一定の送り出し手続きが必要な国がほとんど。母国からの送り出しにどのような手続きが必要なのかも確認しておく必要があります。
また、一定の国籍を持つ特定技能外国人は、入国前に結核スクリーニングを実施する予定があります。2024年10月時点での対象の国は以下のとおりです。
- フィリピン
- ベトナム
- 中国
- インドネシア
- ネパール
- ミャンマー
対象の国から来日する場合は、特定技能の申請時に日本が指定する医療機関発行の「結核非発病証明書」を提出し、入国前に結核スクリーニングを実施することになります。結核スクリーニングは2024年10月時点でまだ行われていませんが、準備が整い次第開始する予定です。
2. 受入れ機関（個人・企業）に関わる書類
特定技能の申請には、申請者本人だけでなく受入れ機関に関する書類も必要です。受入れ機関が個人でも企業でも、書類は必要になります。受入れ機関に関わる必要書類は、以下の4種類です。
- 入管が指定している申請書類
- 受入れ機関の概要が把握できる書類
- 社会保険の加入状況や税金の納付状況などを証明する書類
- 受入れ分野ごとに必要な書類
受入れ機関に関しても、きちんと特定技能の受入れができる機関だということを証明しなければなりません。それぞれの必要書類について、詳しく解説します。
2-1. 入管が指定している申請書類
入管が指定している所定の申請書の様式は、入管のホームページからダウンロードできます。
別記第6号の3様式 申請書（在留資格認定証明書交付申請書）の、3ページ目「申請人等作成用 2 V」から8ページ目「所属機関等作成用 4 V」までが、所属機関に関する内容です。申請人等が作成するページと所属機関等が作成するページがあるので、両方に漏れなく記入しましょう。
3 Vは、直接雇用か派遣雇用かにより記載内容が異なります。なお、派遣雇用が認められているのは、農業と漁業のみです。支援責任者名と支援担当者名を記入する欄がありますが、支援計画の全部を登録支援機関に委託している場合は、記載する必要はありません。
2-2. 受入れ機関の概要が把握できる書類
別記第6号の3様式 申請書（在留資格認定証明書交付申請書）の6ページ目「所属機関等作成用 2 V」に、受入れ機関の名称や住所、電話番号などの基本的な内容を記載します。海外の送り出し機関がある場合は、一番上の「取次機関」の欄に記載しましょう。
ここで受入れ機関の法人番号（13桁）と雇用保険適用事業所番号（11桁）、労働保険番号が必要になるので、すぐに分かるようにしておくのがおすすめです。受入れ機関の概要欄に記載が必要な内容は、以下のとおりです。
- 氏名又は名称
- 法人番号（13桁）
- 雇用保険適用事業所番号（11桁）※非該当事業者は省略可能
- 業種 （別紙業種一覧から主たる業種を選択）
- 住所（所在地）
- 資本金
- 年間売上金額（直近年度）
- 常勤職員数
- 代表者の氏名
- 勤務させる事業所名
勤務させる事業所名には、健康保険及び厚生年金保険の適用事業所であることの有無、労災保険及び雇用保険の適用事業所であることの有無、労働保険番号を記載します。記入するときに慌てないように、上記の内容をすぐに分かるようにしておくと良いでしょう。
2‐3. 社会保険の加入状況や税金の納付状況などを証明する書類
特定技能の申請には、受入れ機関の社会保険の加入状況や税金の納付状況が分かる書類の提出も必要です。法人の納付状況を確認できる書類の申請書は、日本年金機構のホームページからダウンロードできます。
【特定技能・適用事業所用】社会保険料納付記録交付申請書はこちら
なお、個人事業主など社会保険適用外の事業所の場合は、こちらからダウンロードして使用します。
【特定技能・適用外事業所用】年金加入記録・国民年金保険料納付記録交付申請書はこちら
申請は、事業主か代理人が行います。代理人が行う場合は、申請書の委任欄に受任者の氏名、住所、委任者との関係、電話番号を記載しましょう。また、マイナンバーカードや運転免許証などの本人確認書類のコピーも必要です。
書類が準備できたら、書類を日本年金機構に郵送するか最寄りの年金事務所に提出しましょう。郵送の場合は到着から4営業日程度、窓口に提出した場合はそれ以上で証明書が交付されます。なお、例え申請者が代理人でも保険料納付記録は事業主に送られることになっているので、覚えておきましょう。
2‐4. 受入れ分野ごとに必要な書類
上記の書類の他、受け入れる分野ごとに必要な書類があります。必要書類は、入管のホームページから確認が可能です。
「在留資格認定証明書交付申請」の表右列「(3)分野に関する必要書類」で受入れる分野ごとに必要書類が確認できます。それぞれの分野ごとに異なりますが、受入れ機関からは主に以下のような書類が必要です。
- 特定技能外国人の受入れに関する誓約書
- 協議会の構成員であることの証明書
特定技能外国人の受入れに関する誓約書は、所定の様式があるので各管轄の省庁のホームページからダウンロードして使いましょう。また、受入機関に関するものではありませんが、試験合格証明書のコピーや技能実習の評価調書も必要な場合がほとんどです。しっかりと用意しておきましょう。
3. 申請時に注意が必要な3つのポイント
特定技能の申請は、もし漏れがあった場合には受入れが認められなくなる可能性もあります。申請時に注意しなければならない3つのポイントは、以下のとおりです。
- 申請者本人の署名が必要
- 写真や添付書類のサイズは指定されている
- 必要な書類は個別で異なる
見落としてしまうと、審査に時間がかかって受け入れ予定の日程が狂ってしまうことも。気を付けるべきポイントを覚えて、ミスを少しでも減らしましょう。それぞれの注意点について、詳しく解説します。
3-1. 申請者本人の署名が必要
特定技能の申請には、申請者本人の署名が必要な書類があります。健康診断個人票や特定技能雇用計画書など、署名が必要な場合があるので早めに署名の依頼をし、準備しておくことが大切です。本人の署名が必要になる書類には、以下のようなものがあります。
- 健康診断個人票
- 特定技能雇用契約書
- 雇用条件書
- 技能移転に係る申告書
- 就業条件明示書
- 雇用の経緯に係る説明書
- 1号特定技能外国人支援計画書
また、ただ署名をしてもらうだけでなく、申請者がきちんと理解してサインをすることも重要です。申請者が日本語でよく理解できない場合は、入管のホームページに各国語の様式も用意されているので参考にしてみてください。
最下部の「英語及び9か国語による様式について」で確認できます。
特定技能の申請から交付までは、およそ1～3ヶ月かかります。外国人に理解をしてもらって署名がもらえるまで少し時間がかかることもあるので、早めの準備を心がけると良いでしょう。
3-2. 写真や添付書類のサイズが指定されている
特定技能の申請では、写真や添付書類のサイズにも気を付ける必要があります。いくら正規の書類を提出しても、決められたサイズでないと受理されません。写真のサイズは40mm x 30mmで背景がないものが必要です。後ろに影が映っているものなども認められないので、自分のスマホなどで撮るのではなく証明写真機で撮ったものを使うのがおすすめです。
また、近年画像加工アプリが発展してきて顔をきれいに見せることが簡単にできるようになりましたが、加工された写真もNG。左右が反転したものも本人確定がしにくくなるため避けましょう。
なお、一定の条件を満たすと特定技能の申請はオンラインでも可能です。オンライン申請の場合の添付書類は最大で10MBで、それを超える場合には添付できなくなるので添付書類のサイズにも注意が必要です。
3‐3. 必要な書類は個別で異なる
特定技能の在留資格は、分野や個々の能力などにより申請時に必要な書類が異なります。必要書類が個々に異なるため、初めて特定技能外国人を受け入れる方はもちろん一度特定技能外国人を受け入れたことがある企業でも戸惑うことがあるでしょう。
申請に漏れがあると、審査が長引いて特定ビザの交付時期が遅れ、思ったような雇用ができなくなってしまうこともあります。受入れ企業はどのような資料が必要なのかよく確認し、見落としのないようにすることが大切です。
特に建築分野や製造分野では特定技能ビザの申請前に許可証をもらったり協議会に入会したりしなければならず、初めての方には特定技能の申請はハードルが高いものとなっています。個々に異なる手続きで戸惑ってしまうことが多いこともあり、実際には登録支援機関に受入れ業務を委託する企業がほとんどです。
まとめ｜特定技能の申請ならまずはKMTにご相談を！
特定技能の申請に必要な書類は徐々に簡素化されているとはいえ、それでもたくさんの書類を用意する必要があります。必要書類を用意するだけでも、日々の業務を行いながら書類をそろえるのは大変なことです。さらに必要な書類が個別に異なることで、まずはどんな書類が必要なのかチェックするところから始めなければなりません。
そんな難しい特定技能の申請は、行政書士や弁護士に委託して行ってもらうのがおすすめです。特定技能の受入実績の多いKMTなら、特定技能について徹底的にサポートできます。特定技能外国人の受入れを考えているなら、ぜひ一度ご相談ください。
