「特定技能外国人を受け入れたいけれど、個人事業主だし、どのような必要書類を用意したら良いのか分からない」と悩んでいる方はいませんか？
個人と法人では、特定技能ビザ申請の時に提出する書類が異なります。
この記事では、特定技能の受入れに必要な書類について解説し、特に個人事業主での受入れについて徹底的に解説します。さらに知っておくと便利な方法もご紹介します。個人事業主で必要書類に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
【基本】特定技能外国人を雇用したい時に必要な書類とは？
個人事業主での受入れの前に、個人か法人かに関わらず特定技能の受入れに必要な書類をおさらいしておきましょう。特定技能外国人を雇用したい時に必要になる書類は、以下のとおりです。
- 入管が指定している申請書類
- 受入れ機関の概要が分かる書類
- 社会保険や税金の納付状況などが分かる書類
- 受入れ分野ごとに必要な書類
管轄の地方出入国管理庁（入管）に提出します。受入れに必要な書類を大まかに把握しておくことで、頭がすっきりして書類の用意がしやすくなるでしょう。それぞれの必要書類について、詳しく解説します。
⑴入管が指定している申請書類
特定技能の申請には、入管が指定した様式で申請書類を提出する必要があります。様式は入管のホームページからダウンロードして使いましょう。
別記第6号の3様式をダウンロードし、1枚目に必要事項を記入します。国籍や生年月日、氏名などの基本的な情報から入国予定年月日、上陸予定期間などの来日情報、そして犯罪歴や強制退去歴、在日親族の有無などを書く欄もあります。犯罪歴は日本国外のものも含み、交通違反などの処分も含まれるのでよく確認しておきましょう。
また、写真を張り付ける欄もあるので、申請者本人の40mm x 30mmの証明写真を貼り付けましょう。証明写真は加工したものはNG。影が入っていないか、背景がないかなどの細かい条件があるので、スマホよりも証明写真機で撮るのがおすすめです。
写真の規定は入管のホームページにも掲載されているので、確認しておくと良いでしょう。
1枚目ができ上ったら、3～4枚目の「申請人等作成用 2 V」にも記入しておきましょう。
⑵受入れ機関の概要が把握できる書類
申請書には、特定技能外国人を雇用する受入れ機関が受け入れ体制の整った機関であることを証明するために、受入れ機関の概要も記載します。申請書は、上記のものと同じ入管が指定しているものを使います。
(1)でダウンロードした別記第6号の3様式 申請書（在留資格認定証明書交付申請書）の6ページ目「所属機関等作成用 2 V」に、受入れ機関の名称や住所、電話番号などの基本的な内容を記載する部分があります。「所属機関等作成用」の書類に全て記入することで受入れ機関の概要が分かるようになっているので、「所属機関等作成用」の書類全てに記載しましょう。
書き方がよく分からない場合は、記載例を参考にして記入するとスムーズです。
ここで受入れ機関の法人番号（13桁）と雇用保険適用事業所番号（11桁）、労働保険番号が必要になります。番号を探して苦労してしまわないように、すぐに番号が分かるように整理しておきましょう。
なお、受入れ機関が個人事業主の場合は、以下の書類も提出します。
- 特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11-1号）
入管のホームページからは、様式がダウンロードできる他、記載例も掲載されているので参考にしながら記入すると良いでしょう。
⑶社会保険の加入状況や税金の納付状況などを証明する書類
特定技能外国人となる申請者は、社会保険に加入していることや税金を納付していることも証明しなければなりません。税金の納付状況を確認できる書類の申請書は、日本年機構のホームページからダウンロードして使えます。
【特定技能・本人用】年金加入記録・国民年金保険料納付記録交付申請書はこちら
書類は特定技能外国人本人が申請するものですが、本人以外に委任して申請を行うことも可能です。本人以外が申請する場合は、追加で以下の書類が必要です。
- 受任者の本人確認書類（マイナンバーカード、運転免許証など）
また、委任を受ける方が「入管法に基づき、在留期間更新または在留資格変更に係る申請等の取次について、申請人から依頼を受けた者」の場合は、以下の書類も必要です。
- 受任者が申請の取次者であることを確認できる書類（出入国在留管理庁発行の申請等取次者証明書、届出済証明書など）
- 送付先の所在地を確認できる書類（入管から取次の承認を受けている者：登記事項証明書、事業主の住民票（個人番号の記載のないもの）、公共料金の領収書のいずれか 入管に届け出た弁護士または行政書士：弁護士会発行の身分証明書、行政書士証票、行政書士会会員証など）
書類の準備が整ったら、書類を日本年金機構に郵送するか最寄りの年金事務所の窓口に提出します。郵送の場合は上記の書類はコピーで構いません。郵送だと到着から4営業日程度で証明書が交付され、窓口への提出の場合はそれ以上かかります。本人以外が申請した場合でも、保険料納付記録は申請者本人に送られます。
なお、この年金の保険料納付記録は、入管への申請時点で特定技能外国人本人が国民年金に加入している場合にのみ必要です。国民年金保険料領収証書の写し（過去2年間分すべて）を入管に提出する場合は、保険料納付記録を提出する必要はありません。
⑷受入れ分野ごとに必要な書類
特定技能ビザの申請には、上記の書類に加えて受入れ分野ごとに必要な書類も用意しなくてはなりません。分野ごとの必要書類は、入管のホームぺージでチェックできます。
「在留資格認定証明書交付申請」の表右列「(3)分野に関する必要書類」で、各分野の必要書類が確認できます。それぞれの分野ごとに異なりますが、主に以下のような書類が必要です。
- 試験の合格証明書または技能実習の評価調書
- 特定技能外国人の受入れに関する誓約書
- 協議会の構成員であることの証明書
特定技能外国人の受入れに関する誓約書は、所定の様式があるので各管轄の省庁のホームページからダウンロードして使いましょう。また、共通して必要な書類のなかには、試験合格証明書のコピーや技能実習の評価調書があります。協議会の構成員であることの証明書もほぼ全ての場合に必要になるので、まずは協議会に加入し、証明書をしっかりと用意しておきましょう。
【特集】受入れ機関が個人事業主の場合に必要な書類を解説！
特定技能申請時の必要書類が分かったところで、次は受入れ機関が個人事業主の場合に必要な書類について見ていきましょう。個人事業主の場合は、以下の4種の書類が必要になります。
- 役所で取り寄せる書類
- 労働局から取り寄せる書類
- 年金事務所から取り寄せる書類
- 税務署から取り寄せる書類
個人事業主の場合は、いくつかの機関から書類を取り寄せる必要があります。書類の漏れがあると、受入れの審査に時間がかかってしまうので、しっかりと準備しておかなくてはなりません。それぞれの必要書類について詳しく解説します。
⑴役所で取り寄せる書類
個人事業主が特定技能の申請をするときに市役所や区役所などの役所で取り寄せる書類は、以下のとおりです。
- 個人事業主の住民票の写し
- 納税証明書
住民票の写しは、マイナンバーの記載がなく本籍地の記載があるものを使用します。また、納税証明書は初めての受入れの場合と受入れ中の場合で必要な証明書の期間が異なります。
- 初めての受入れの場合：個人事業主の個人住民税の市町村発行の納税証明書（直近1年分）
- 受入れ中の場合：個人事業主の個人住民税の市町村発行の納税証明書（直近2年分）
なお、換価の猶予、納税の猶予または納付受託といった納税緩和措置が取られているにも関わらず適用を受けていることが納税証明書に記載されていない場合は、納税緩和措置適用通知書の写しが必要です。
⑵労働局から取り寄せる書類
労働局から取り寄せる書類は、状況により異なります。
- 初めての受入れの場合：労働保険料等納付証明書（未納なし証明）
- 受入れ中の場合（労働保険組合に事務委託していない場合）：「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書（事業主控）の写し」及び「申告書に対応する領収証書（口座振替結果通知ハガキ）の写し」（直近2年分）
- 受入れ中の場合（労働保険組合に事務委託している場合）：「労働保険事務組合が発行した労働保険料等納入通知書の写し」及び「通知書に対応する領収証書（口座振替結果通知ハガキ）の写し」（直近2年分）
口座振替結果通知ハガキをなくしてしまった場合は、都道府県労働局の発行する「労働保険料等口座振替結果のお知らせ」でもOKです。なお、労働保険の適用事務所でない場合は、労働保険に代わる民間保険の加入を証明する書類を提出する必要があります。
⑶年金事務所から取り寄せる書類
年金事務所から取り寄せる書類は、健康保険・厚生年金保険の適用事業所かどうかで異なります。
- 健康保険・厚生年金保険の適用事業所の場合：「社会保険料納入状況回答票」または「健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し」（申請の日の属する月の前々月までの24ヶ月分）
- 健康保険・厚生年金保険の適用事業所でない場合：「個人事業主の国民健康保険被保険者証の写し」「個人事業主の国民健康保険料（税）納付証明書（初めて受け入れる場合は直近1年分、受入れ中の場合は直近2年分）」「個人事業主の国民年金保険料領収証書の写し又は被保険者記録照会（納付Ⅱ）（被保険者記録照会回答票含む。）（申請の日の属する月の前々月までの24ヶ月分）」
健康保険・厚生年金保険の適用事業所でない場合の書類で「保険者番号」「被保険者等記号・番号」「基礎年金番号」のある箇所を、申請人側でマスキング（黒塗り）してから提出します。
なお、納付や換価などの猶予を受けているにも関わらず社会保険料納入状況回答票や国民健康保険料（税）納付証明書にその旨が記載されていない場合は、「納付の猶予許可通知書」または「換価の猶予許可通知書の写し」も提出する必要があります。
⑷税務署から取り寄せる書類
税務署から取り寄せる書類は、以下のとおりです。
- 個人事業主の税務署発行の納税証明書（その3）
税目は、以下の5種類です。
- 源泉所得税及び復興特別所得税
- 申告所得税及び復興特別所得税
- 消費税及び地方消費税
- 相続税
- 贈与税
なお、納税の猶予または納付受託の適用がある場合は、「適用を受けている旨の記載がある納税証明書」と「未納がある税目についての納税証明書（その1）」の提出が必要です。
また、決められた条件を満たした個人事業主で提出不要の適用を受ける場合には、以下の書類が必要です。
- 公的義務履行に関する説明書（参考様式第1-27号）
「公的義務履行に関する説明書」は、税金や社会保険料の滞納がない場合に限り受付が認められます。必要書類はなるべく少なくなるように徐々に変化してきている最中なので、その都度入管に確認しておくことをおすすめします。
知っておくと便利！郵送での取り寄せも可能
個人事業主での特定技能の受入れには、さまざまな機関から書類を取り寄せなければなりません。いくつもの機関を回ってそれぞれの機関から書類を取り寄せるのは大変ですが、郵送での取り寄せも可能です。
郵送ならわざわざ窓口に出向く必要がないので、できるものは郵送で取り寄せるのがおすすめです。各機関の担当スタッフまたは各機関のホームページで郵送ができるのか確認してみましょう。
まとめ｜個人事業主での受け入れはKMTにお任せください！
特定技能外国人を受入れるためには、きちんと外国人を雇える環境の整った企業であることを証明しなければなりません。そのため、個人事業主として特定技能外国人を受け入れるためには、必要な書類がたくさんあります。個人事業主として特定技能外国人を受け入れたい方は、必要書類がたくさんあって不安に思っていることでしょう。
そんな時には、登録支援機関に受入れのサポートを委託するのがおすすめです。登録支援機関として登録済みのKMTなら、個人での受入れも徹底的にサポートします。また、弊社は、個人での受入れについて知り尽くした行政書士事務所と提携し、申請を委託しているので、サポートを受けるとスムーズに受け入れを進めることができます。
特定技能外国人に関する受入れ以外の相談も受け付けているので、ぜひ一度KMTにご相談ください。
