「特定技能の外国人を法人で受け入れたいけれど、必要な手続きが分からない」と悩んでいる方はいませんか？法人での特定技能の受け入れの後には、協議会の加盟や定期報告など、必要な手続きがあります。
今記事では、法人での受け入れ後に必要な手続きについて徹底解説。受け入れの際に押さえるべきポイントも紹介します。特定技能を法人で受け入れた後の手続きについて知り、即戦力となる人材を確保してみませんか？
目次
法人版｜受入れ後に必要な５つの手続きをご紹介！
法人の特定技能の受け入れ後には、以下の5つの手続きが必要です。
- 社会保険・労働保険の加入
- 協議会の加盟
- 3ヶ月に1回の定期報告・面談
- 年に1回以上の在留資格の更新
- 昇給や有給休暇の付与
特定技能の外国人の受け入れの手続きが済むと、ホッと安心してしまいがち。しかし、その後も労働期間が終了するまでは、受け入れ機関が責任をもって手続きやサポートを継続する必要があります。
それぞれの手続き内容について、詳しく解説します。
①社会保険および労働保険の加入
特定技能の外国人を受け入れたら、法人がまず行うべき手続きは、社会保険および労働保険の加入です。従業員が5人未満の個人事業主などの例外を除き、日本で働く労働者には社会保険と労働保険への加入が義務付けられています。
特定技能の外国人労働者にも社会保険や労働保険への加入義務があるので、手続きを済ませておきましょう。受け入れ機関を管轄する地方出入国在留管理局への定期報告でも、保険に入っていることを証明する書類が必要になります。必ず加入しなければならない保険なので、早めに加入させておきましょう。
社会保険の一つである厚生年金保険は、外国人にも加入する必要があるのか気になるところ。しかし、特定技能の外国人を法人で受け入れる場合は、加入が義務付けられています。
②協議会の加盟｜各業種の管轄機関に届出を！
特定技能の外国人を受け入れる企業には、協議会への加盟が義務付けられています。協議会は業種ごとに設置されているため、届出は各業種の管轄機関で行います。特定技能の外国人が来日してから4ヶ月以内に加入する必要があるので、忘れずに届出を提出しましょう。
協議会は、特定技能の外国人を適正に保護する目的で設置されています。必要に応じて受け入れ機関への調査や指導を行ったり、各業種での人手不足の解消を行ったりするのも協議会の役割です。
分野により加入方法が異なるので、各分野を管轄する省庁の協議会専用サイトでチェックしましょう。ほぼ全ての協議会への加入に費用はかかりませんが、建設分野のみ月会費や入会金などがかかるので、注意しましょう。
③3か月に1回の定期報告・面談
特定技能の外国人を法人で受け入れる場合にも、個人で受け入れる場合と同様に3ヶ月に1度の定期報告と面談を実施する必要があります。面談は特定技能の外国人が十分に理解できる言語で行う必要があるため、外国語の話せる人材の確保は必須となります。
また、労働法違反や生活状況の不備がある場合は、地方出入国在留管理局（入管）に報告しなければなりません。3ヶ月に1度の面談は義務付けられていますが、外国人の労働・生活状況を把握するために、義務ではなくても積極的に面談を行いたいところです。
ただ、企業に外国語やその国の文化に精通した人材がいない場合など、報告時の書類の提出や面談が難しいと思われる場合には、登録支援機関に業務を頼む企業が多いのが現状です。
④在留資格(ビザ)の更新（1年に1回以上）
特定技能の外国人は、1年に1回以上の在留資格（ビザ）の更新を行う義務があります。特定技能1号の在留資格（ビザ）の更新期間は「1年、6ヶ月、4ヵ月」ごとのいずれか、特定技能2号の場合は「3年、1年又は6か月」ごとのいずれかとされています。
特定技能2号は、建設、造船・舶用工業分野のみに認められる在留資格。初めて特定技能の外国人を受け入れる場合は特定技能1号の場合がほとんどなので、1年に1回以上のビザの更新が必要になります。
ビザを更新するには、在留期間更新許可申請に関する書類を出入国在留管理局に提出します。その際、社会保険料を支払っているか、素行が良好かどうかなども確認されるので、随時チェックしておきましょう。
審査にかかる期間は、2週間から1ヶ月程度です。
⑤昇給や有給休暇は積極的に！
特定技能の外国人は、企業にとって大切な働き手です。特定技能の外国人を昇給させなければならないという法律はありませんが、技能の成熟により給料を上げるのは当たり前のことです。また、特定技能の外国人が有給休暇を希望した場合は、認めなければなりません。
外国人も日本人と同様で、気持ちよく働き続けてもらうためには、昇給や有給休暇を積極的に行う必要があります。十分な賃金と休暇により外国人のモチベーションを上げることは、業務の効率化にもつながります。
有給休暇を取って自国に帰りたい場合などは、ゆったりとした気持ちで受け入れてあげましょう。とはいえむやみに有給休暇を取らせることはできないので、雇用契約時に企業の昇給の仕組みや休暇日数などを細かく説明し、理解してもらっておくのが良いでしょう。
KMTならすべての業務を一貫してサポートします！
特定技能の外国人を法人で受け入れる場合には、上記のような手続きやサポートをしなくてはなりませんが、外国語でのサポートや手続きには専門的な知識が必要です。特定技能の外国人を初めて受け入れる企業は、どのような手続きをするのかいちいちチェックするのは大変。手続きや外国人のサポートに想像以上に時間がかかってしまい、会社の経営に支障をきたしてしまうこともあります。
受け入れ業務の全てをこなすのは自社では難しいと判断した場合には、登録支援機関に業務を委託するのがおすすめです。
KMTは、2019年に登録支援機関として登録を完了し、カンボジア語、ベトナム語、インドネシア語、タイ語、英語の計5カ国語に対応しています。関東に限らず日本全国で支援ができますので、お気軽にご相談ください。
特定技能外国人を受入れる際の注意点とは？
特定技能の外国人を受け入れるための手続きは分かったけれど、何か受け入れに関する注意点はあるのでしょうか？特定技能の外国人受け入れのために注意すべき点は、大きく分けて以下の4つです。
- 日本人と同等以上の賃金設定
- 給与明細・賃金台帳などの管理
- 有給休暇の適切な付与
- 転職の可能性も視野に
日本での就労に慣れていない外国人を適切にサポートするためには、細かな管理が必要です。それぞれの注意すべきポイントについて、詳しく解説します。
賃金｜日本人と同等以上の賃金設定が必要！
特定技能の外国人には、日本人が同じ業務をこなした場合と同じかそれよりも高い賃金を払うことが労働基準法により定められています。また、日本人と同様にボーナスや福利厚生などが与えられていることも、確認する必要があります。
また、日本人が月給制なのに外国人が時給制になっているなども認められません。同じように働いてもらっているのに、外国人だからという理由で賃金を安くしたり違いを付けたりすることは認められないのです。
自国の生活水準が低く平均賃金が低い場合でも、日本で働く場合に安く賃金を設定することはできません。特定技能の外国人を1人雇用するのには、日本人を1人雇用するのと同じように賃金の支払いが発生することを覚えておきましょう。
給与明細や賃金台帳、出勤簿の管理は厳正に
特定技能の外国人を雇う際に必要なのが、3ヶ月に1回の定期報告。そのときに役立つのが、給与明細や賃金台帳、出勤簿などです。これらの書類で外国人労働者に適正な賃金が支払われていることや就労日数などの確認ができるため、適当に記載することなく正しく記しておくようにしましょう。
まとめて支払いを済ませることは簡単ですが、細かな記載も大切。賃金台帳は賃金の詳細が分かるので、支払いごとに記載しておくと後で確認しやすいです。賃金や出勤状況があいまいになっていることが発覚すると、特定技能の資格を失ってしまうことにもなりかねません。
最低賃金が守られていること、雇用契約時の約束が守られていることなどを随時確認しておくことも大切です。
適切な頻度で有給を取得させましょう
特定技能の外国人には、日本人と同じ日数の有給休暇を与えましょう。適切な頻度で有給を取得させることで、精神的に落ち着いた気持ちで業務を行うことができ、外国人が日本で働き続けるモチベーションを持つことができます。
企業により有給休暇を取れる日数は異なりますが、特定技能の外国人には契約時に有給の日数や規則を伝えておきましょう。とはいえ、有給休暇が何日余っているのかは本人でもあいまいになってしまいがち。企業側が有給休暇をどのくらい取ったのかが分かる有給管理簿を用意してしっかりと管理しておくのが良いでしょう。
もし本人の希望がないなど適切な頻度で有給が与えられていなかった場合には、有給を取るように勧めましょう。
転職してしまう可能性も視野に入れておこう
特定技能という在留資格は、同一区分内での転職ができるのが特徴です。「転職できるのなら、採用してもすぐに転職されてしまうのでは？」と不安になる方もいるでしょう。しかし、実際に特定技能で転職することは困難です。
転職を希望する外国人は、今の職場で働きながら他の働ける場を探さなければなりません。そして例え受け入れ先があったとしても、今までとは違う部門での技能試験に合格しなければなりません。さらに転職先が決まったら、自分で在留資格の変更手続きを行う必要があります。
このように、特定技能での転職は難しいですが、転職の可能性がないわけではありません。企業は、大切な人材を転職で失わないために、労働条件や生活のサポートをしっかりと行うことが大切です。
まとめ｜特定技能で即戦力となる人材を雇用しよう
日本の人手部足を解消するために生まれた特定技能。上手に受け入れることができれば、即戦力となる人材を手に入れることができますね。
しかし、法人として特定技能を受け入れるには専門的な知識が必要。手続きや外国語によるサポートなど、慣れていなければ負担になってしまうこともあるでしょう。もし受け入れが不安なら、KMTが登録支援機関として受け入れのお手伝いをします。
特定技能や技能実習生の受け入れ実績があり行政書士の在籍するKMTなら、特定技能の外国人の受け入れをトータルでサポートできます。ぜひ一度ご相談ください。
